Với đạo lý “uống nước nhớ nguồn”, ghi nhớ công ơn của các anh hùng liệt sĩ; thể theo nguyện vọng của nhân dân, Đảng bộ, chính quyền huyện Vĩnh Thuận nói riêng, tỉnh Kiên Giang nói chung mong muốn xây dựng tượng đài và phù điêu tại Điểm di tích Địa điểm Tập kết 200 ngày đêm - Vàm Chắc Băng; UBND tỉnh Kiên Giang thống nhất giao Sở Văn hóa và Thể thao là cơ quan tổ chức Cuộc thi sáng tác mẫu phác thảo tượng đài và phù điêu tại Điểm di tích Địa điểm Tập kết 200 ngày đêm - Vàm Chắc Băng nhằm lựa chọn mẫu phác thảo tượng đài và phù điêu phản ánh trung thực sự kiện lịch sử, đạt chất lượng mỹ thuật cao nhất để xây dựng. Cuộc thi nhằm xét duyệt, tuyển chọn được tác phẩm dự thi xuất sắc nhất, gắn với sự kiện lịch sử của địa điểm tổ chức đưa cán bộ tập kết ra miền Bắc theo thỏa thuận của Hiệp định Giơ-ne-vơ năm 1954; tái hiện lại hình ảnh của quân và dân tập kết tại Vàm Chắc Băng trong 200 ngày đêm, thể hiện tình cảm, tinh thần chiến đấu và hy vọng chiến thắng của quân và dân ta.
Đối với các tác giả, có trách nhiệm chấp hành, tuân thủ quy định của Đề án tổ chức, Thể lệ Cuộc thi. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về bản quyền và quyền tác giả của những tác phẩm dự thi. Tác phẩm dự thi phải đảm bảo chưa tham gia bất kỳ cuộc thi nào trước đó, không vi phạm bản quyền tác giả, tác phẩm. Hoàn thiện phương án của mình trên cơ sở góp ý, yêu cầu của Hội đồng nghệ thuật, Ban Tổ chức và Chủ đầu tư trong trường hợp tổ chức, cá nhân có phương án được chọn để triển khai các bước tiếp theo. Các tổ chức và cá nhân dự thi phải thực hiện đúng những quy định trong Đề án tổ chức, Thể lệ Cuộc thi này. Trường hợp các tổ chức và cá nhân khi tham gia tuyển chọn đã sao chép hoặc sử dụng lại một số mẫu phác thảo của các tác giả khác thì phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tác giả sáng tạo ra sản phẩm đó. Nếu Ban Tổ chức có yêu cầu các tác giả dự thi được chọn vào vòng Chung khảo phải trình bày ý tưởng sáng tác ở dạng bảo vệ đồ án theo lịch trình được Ban Tổ chức ấn định và thông báo trước ngày bảo vệ ít nhất là 05 ngày. Tất cả các tác phẩm dự thi thuộc toàn quyền quản lý, sử dụng của Ban Tổ chức Cuộc thi và không trả lại cho tác giả tham gia Cuộc thi.
Về cơ cấu giải thưởng, Ban Tổ chức trao 01 Giải nhất: 50.000.000 đồng; 05 Giải khuyến khích: 10.000.000 đồng/giải. Chi tiết giải thưởng trong Thể lệ Cuộc thi do Ban Tổ chức Cuộc thi ban hành.
Để triển khai Cuộc thi, Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Quyết định số 1824/QĐ-UBND ngày 20/7/2023 về việc thành lập Ban Tổ chức Cuộc thi sáng tác mẫu phác thảo tượng đài và phù điêu tại Điểm di tích Địa điểm tập kết 200 ngày đêm - Vàm Chắc Băng, gồm 15 thành viên, trong đó ông Nguyễn Lưu Trung, Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm Trưởng ban và 02 Phó Trưởng ban, gồm có: ông Nguyễn Văn Sáu, Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao - Thường trực; ông Lê Trung Hồ, Chủ tịch UBND huyện Vĩnh Thuận; Tổ giúp việc, gồm 03 thành viên.
Ban Tổ chức và Tổ giúp việc có chức năng, nhiệm vụ như sau: Ban Tổ chức Cuộc thi có nhiệm vụ xây dựng và ban hành Thể lệ Cuộc thi, tổ chức phát động Cuộc thi và tuyên truyền quảng bá rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng về Cuộc thi. Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức Cuộc thi, chỉ đạo triển khai thực hiện tốt Thể lệ Cuộc thi. Tổ chức thu nhận tác phẩm dự thi, trưng bày tác phẩm, công bố giải thưởng theo đúng Thể lệ Cuộc thi. Tham mưu cho UBND tỉnh ra quyết định thành lập Hội đồng nghệ thuật cho Cuộc thi. Dự trù kinh phí tổ chức và kinh phí của các giải thưởng, quy định về thời gian cũng như ban hành các văn bản liên quan đến Cuộc thi nhằm tuyên truyền rộng rãi đảm bảo chất lượng cao nhất cho Cuộc thi. Tổ giúp việc Ban Tổ chức Cuộc thi có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, phục vụ các hoạt động của Ban Tổ chức Cuộc thi.
